加拿大顾问手册:将您的专业知识转化为成功的小型企业 - 第22章

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使用一致措辞。
当朗读幻灯片上的陈述时,演示者应使用与书面内容相同的措辞。
观众一边阅读一边听,当听到一套词而看到另一套词时会感到困惑,即使它们很接近。
同样重要的是,确保图形准确地说明了你要表达的观点,并且不提供相互矛盾或令人困惑的信息。
文档 幻灯片演示本身提供了文档形式,即幻灯片的纸质副本。
计算机可以打印两者——有效的演示文稿投影胶片和纸质版本,如果有彩色打印机可用,打印输出可以在各方面几乎与幻灯片相同。
当然,在涉及运动和声音的情况下必须做出一些调整。
服务于小型企业和家庭办公室的服务局在许多城市变得普遍,可以从兼容的计算机文件以适度的成本制作出专业品质的彩色副本。
硬拷贝是幻灯片演示中最常见的文档形式。
通常在演示结束时分发,但也可以在开始时分发,以便观众可以在个人副本上做笔记。
大多数观众在被要求不要提前阅读演示内容时会作出适当的反应,但他们需要被提醒。
硬拷贝应像任何其他正式文件一样装订,包括封面页和目录(议程),但它不完整,因为它不自动包含演示的叙述部分。
通过在硬拷贝中添加书面评论,其价值可以增加。
演示中的关键点可以放在每张幻灯片副本对面的页面上,或者插入到文件中。
书面文件寿命很长,任何文件都应清楚表明它是什么以及何时提供的,因为它可能会多年后浮现并需要解释。
幻灯片演示的硬拷贝是书面文件,也必须标记以避免与其他后来的文件混淆。
硬拷贝文件应清楚地标记为幻灯片演示的硬拷贝,以免与正式报告混淆。
使用叠加层 当给定的幻灯片包含复杂的图表或概念,或者包含多个要点时,控制观众接收信息的速度可能是明智的。
一种常用的方法是用一张纸覆盖部分幻灯片内容,并通过滑动它来逐渐揭示内容。
这有时会分散注意力,观众经常对即将揭示的内容比当前正在展示的内容更感兴趣。
叠加层容易制作,并且能提供一种更有效的方式分阶段揭示透明片。
图6-5是一个复杂幻灯片的基础透明片,可能需要几个叠加层。
同样的效果可以通过计算机投影演示中的材料排序来实现。
可以根据需要从侧面或其他地方向基础幻灯片添加内容。
在大多数情况下,应保持一种风格,以避免分散注意力。
图6-5:基础透明片 商业系统 输入 处理器 输出 基础幻灯片为演讲者提供了描述概念的机会,并使观众为接下来的信息做好准备。
在图6-5中,幻灯片展示了业务系统图,显示了其三个组成部分:输入、处理器和输出。
然后,观众准备好接受在这个框架内的下一个信息。
基础幻灯片还可以用来设定图表的轴线、表格或图表中的标题,或者列出要点的标题及前几项。
如果它将用于幻灯片展示,基础透明片应牢固地固定在一个卡纸透明片框架上。
然后制作第一个叠加层,如图6-6所示。
图6-6 第一个叠加层 商业系统 输入 处理器 输出 资源 人力资源 信息 物理技术 金融 这将观众的注意力集中在演讲者正在讨论的部分。
在图6-6中,演讲者希望引起对模型第一组材料的关注。
叠加材料或透明片只包含相关内容,如果是幻灯片,则用一条带子固定在卡纸框架上,该带子允许它从一侧铰接,通常是顶部。
同样地,图6-7和图6-8中的第二个和第三个叠加层关注演讲者希望展示的材料序列。
最后,在第四个也是最后一个叠加层中,演讲者强调幻灯片的重点或目的。
在图6-9中,演讲者已经发展了这样一个原则:一个由一组输入、一组过程和一组输出组成的系统,按一个方向(左到右)运行,但在反方向(右到左)设计和更新。
快速回顾幻灯片投影仪的使用见检查表6-10。
35毫米幻灯片 这种选择提供了高质量的视觉效果,虽然设备仍然昂贵,但随着技术的发展,越来越普及。
220 加拿大咨询手册 检查表6-10 使用幻灯片或叠加层 正式程度 - 完整范围 - 幻灯片或叠加层可以是中心或辅助设施 - 许多问题(见图6-4) 投影仪类型,计算机兼容性 - 屏幕 房间布局 - 照明控制 表演 - 面向观众,四处走动 注意你的手,使用指示器 - 颜色和叠加层 简单清晰的幻灯片或叠加层 注意时间,计划讲话时间 - 在小组演示中支持演讲者 文档 - 幻灯片或叠加层的硬拷贝 - 可能有背面的文字说明 - 可能是彩色的 - 装订,清楚标明为硬拷贝继续演变。
由于制作成本的原因,35毫米幻灯片的使用受到限制,主要用于大型群体或重复使用的演示。
它们特别适合于需要固定材料顺序的大规模群体演示。
这些幻灯片通过广泛的消费使用为大家所熟悉,为演示提供了机会,有时这是项目观察的关键部分。
当需要时,可以融入到35毫米演示中。
大多数计算机演示系统还提供了使用标记和指示器的机会,而35毫米幻灯片则需要激光指示器或助手手持指示器在屏幕上操作投影仪。
激光指示器处理不当会分散注意力。
它们极易晃动和游移,需要练习,不应随意指向某物,并且绝不能在聚会后的第二天使用!
即使演讲者使用远程旋转式控制器,使用助手也是幻灯片投影仪的理想选择。
演示设备越复杂,故障的可能性就越大。
顾问经常同时使用多种演示方法。
信息的计算机或35毫米幻灯片展示,辅以听众与演讲者互动的幻灯片演示,演讲者还使用翻转图表和白板探索想法和绘制原理的情况并不罕见。
经验丰富的演讲者在这些技术之间轻松切换,充分利用每种技术的优势,无缝有效地管理沟通。
这样,技术本身在演示中变得基本上看不见且无关紧要。
演示可以成为咨询过程中令人兴奋和充实的一部分。
当有效进行时,它们提供了一个有意义地与客户和潜在客户交流并影响他们的机会。
良好的演示展示了对形式、实质和细节的关注的专业水平。
客户和潜在客户会理解,顾问认为观众足够重要,值得投入精力进行适当的演示。
应该抓住每一个实际机会加强这种理解,并维持顾问和客户合作所需的牢固关系。
顾问应熟悉所有演示方法,因为它们是工具。
他们还应该了解最新的演示技术,并能够评估哪种方法最适合特定场合。
跟上新技术,特别是计算机和互联网的使用,是有效咨询的一部分。
改进将继续迅速到来。
随着技术不断以更低廉和更方便的方式提供更多演示选项,顾问将把这些选项纳入其演示中,选择它们以增强沟通效果。
现在我们已经涵盖了营销和推销专业知识的重要性以及提案和演示的重要性,让我们来看看当你真正开始咨询工作时一切是如何结合在一起的。
七、执行工作 真相的时刻伴随着期待和焦虑交织的感觉来临。
现在你必须履行提案中的承诺。
你有信心完成工作,但你必须按时提供受聘时的建议,并以事实为依据。
此外,你需要将新项目融入到你的整体活动和其他时间安排中,使其可行。
主要有三个维度需要考虑:
实践。
你如何决定作为一名专业人士经营你的咨询业务?
项目。
你将如何执行即将开始的具体项目?
客户。
你将如何与那些可能有限接触顾问的人合作?
每个项目开始时都应考虑这三个维度。
本章讨论了这三个执行工作的维度。
实践 每个任务都是与客户的商业协议。
它具有合同的所有要素:你将提供什么,客户将获得哪些好处,以及你将根据什么获得报酬。
换句话说,双方之间将进行价值交换——你和你的客户。
有时可能不止两方,例如为一组客户执行的项目和为了执行特定项目而成立的联合企业或银团关系的咨询项目。
这些情况不常见,但适用与简单两方合同相同的原理。
承认这种正式关系很重要,因为...无论你与单个客户的关系多么非正式,在任何项目中都存在重要的商业和法律方面的问题。
在制定法律协议时,你应该想象一下,刚签署协议后,对方被一辆卡车撞了,被一个完全陌生的人取代的情景。
协议往往会变得复杂而难以掌控。
除了与特定项目相关的商业和法律考虑外,你可能还会同时参与许多其他活动。
无论你是专业咨询公司的一员,还是以兼职方式提供咨询服务,都需要管理好自己的业务。
建立和维护咨询业务需要一个持续的业务发展计划。
随着业务的发展,你可能会同时参与多个项目。
为所有客户提供他们应得的优质服务意味着以有条理的方式运营业务,并将每个新项目置于业务的整体框架中,并根据既定政策进行安排。
业务管理有三个主要要素:定义业务、构建业务和管理业务。
定义业务 定义业务的过程是发展你的咨询业务,使之反映个人价值观。
如果你受雇于一家咨询公司,在该环境中发展你的业务需要支持你同事在该实践中的程序、政策和价值观。
同样地,如果你与其他人士合作建立了业务,你有责任确保你的操作实践和政策符合团队的要求。
即使你选择经营小型的兼职业务,也需要定义它以便保持其专注性和活力。
许多顾问发现自己从事咨询工作更多是偶然的,而不是有意为之,但为了保持专业身份,他们需要定义业务以便建设和管理它。
以下是定义业务的一些要素:
结构
属于大型业务的一部分、独立运作、单独工作或与其他人员网络合作、兼职等。

专业领域
核心技术、行业重点、特殊知识、培训和/或经验。

范围
市场覆盖范围、团队协作能力、网络资源、国际化维度。

规模
大型多功能项目、小型兼职项目。

风格
研究、干预、研讨会、与客户人员合作、顾问、辅导、调解等。

国际化机会
定义业务的一个重要考虑因素是其国际化程度。
越来越多的加拿大个人和小型企业面临外国咨询机会,这些机会通常由政府机构(如CIDA和IFIs)、具有国际需求的客户、参与国际倡议的学术机构或通过正常的同事网络介绍。
决定从事国际业务需要特殊的准备。
例如,更新护照可能不需要太多时间,但在某些情况下可能需要紧急办理。
出国前,你应该咨询医生关于所需的疫苗和其他预防措施。
应该准备一些美元现金,不仅仅是用于计划外的美国之行。
尽管加拿大货币在许多国家容易兑换,但它并不像美元那样普遍接受。
此外,并不是所有的外国货币都可以自由兑换成加拿大元或其他硬通货。
你可能需要要求以加元、美元或其他可兑换货币支付,并且你需要确保工作报价将以商定的汇率转换,以保护自己免受客户外币贬值的影响。
你应该理解在咨询协议中加入特殊条款的必要性。
例如,你可能希望插入一条条款,规定客户负责所有当地税费,如扣缴税款,这可能减少你的净收入。
虽然大多数国际税收可以从加拿大税收中扣除,但你应该寻求专业建议关于扣缴和超出加拿大税率的税收情况。
如果国际业务是一个重要的关注点,你可以考虑其他公司架构,也许是在其他国家注册,这样可以在需要时将国际收入用于进一步的国际投资。
这种情况在百慕大尤其如此,那里国内税很低,银行也很安全。
汇率和政治风险也会影响国际决策。
加拿大政府提供了培训课程和视频,帮助加拿大人出国旅行和开展国际业务,但建议你与合格的会计师和律师建立联系。
不同的国家有不同的法律和执法模式。
总之,国际机会会浮现,当它们出现时,业务应该为此做好准备。

执行工作 建立业务
建立业务是在已定义的业务框架下进行的。
在大型公司中,专业人士对其服务有明确的角色分工。
鼓励个人发展业务,有时会分配具体的任务目标。
无论是撰写文章、发表演讲还是通过技术专长开发客户,每位专业人士通常都有助于构建业务的角色。
不可避免的是,发展业务的任务会与咨询师为客户项目工作的精力竞争。
特别是对于小型公司,撰写文章和发表演讲的业务开发活动常常推迟,而优先处理可收费的客户工作。
这会导致一种“高峰和低谷”的业务模式,当现金流也遵循相同模式时,会引发焦虑。
管理业务
管理咨询业务相对直接。
日常管理工作通过项目完成。
人员的部署和管理、任务的指派和监控、绩效评估、与客户需求相关的任务安排和执行、费用管理都是项目执行的一部分。
与构建业务相关的活动按项目任务的方式安排和执行。
剩下的就是行政管理。
这通常包括会计——主要是为了公司报告和税务目的——以及控制——跟踪公司的整体表现。
在大型公司中,这两条信息流通过一套定期的例行程序来维持,由负责公司行政管理的个人或小组管理。
专业人士定期(通常是每周)通过填写表格提供所需的信息。
在小型公司中,行政管理可能由独立的会计师或记账员提供,或者由咨询师自己维护。
行政管理的会计部分必须按照公认的会计惯例进行,以确保加拿大咨询手册中的公司,无论规模大小,都符合法律和税务要求。
第二部分——控制——不是法律要求的,但对于业务的有效管理非常重要。
它包括跟踪生产力指标,以便将业务的实际成果与计划进行比较。
这使得专业人士能够将他们的活动集中在对业务发展和盈利能力贡献最大的地方。
生产力包含时间和金钱之间的关系。
时间信息从时间记录中捕获,这些记录将时间分配到不同活动中,定义为可收费(可计费)或不可收费(不可计费)。
可收费时间是客户支付的时间,不可收费时间则是其他一切,通常是业务开发或行政管理。
咨询师出售时间,因此时间是管理咨询企业最重要的单一变量。
行政管理专注于时间管理和与整个公司及具体任务相关的费用。
每个任务都应该有自己的预算,包括专业时间的数量、该时间的计费率以及预计发生的费用。
当同时有多个独立任务需要执行时,为同一客户设立多个任务可能是有用的。
此外,咨询师可以建立内部控制用途的预算,高于向客户报出的预算。
这表明咨询师计划出于战略原因(如预期未来会有额外工作来弥补投入的时间),为该客户的项目额外投入未计费但预算内的工作。
基本的管理控制是记录实际花费的时间和实际发生的费用与预算对比。
大多数情况下,希望在任务结束时两者大致相等。
然而,有时在任务进行过程中会发生变化。
发生这种情况时,咨询师会与客户讨论,并尽可能审查和调整预算。
有时咨询师会在不增加预算的情况下接受工作内容的小幅增加。
如果预算过低,说明工作内容估计不准确。
在这种情况下,咨询师通常会吸收额外的工作,将其视为经验或提交投标时正常的业务风险。
回顾预算与实际时间和费用的关系对于学习过程很重要,因为咨询师在不断改进估算能力。
有经验的咨询师在提出项目时经常包括一项未分配的预算项目,用于应对重大未知因素。
通常这个比例在10%到25%之间,具体取决于不确定性的程度。
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