加拿大顾问手册:将您的专业知识转化为成功的小型企业 - 第6章

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这段时间是宝贵的时间,应该尽可能高效利用。
现代电信大大促进了随身携带办公室基本设施的概念。
特别是,你应该有一台完全配备的笔记本电脑和一部手机。
你不仅可以当在路上时开展业务,还可以同时更新记录和账户。
笔记本电脑技术不断发展,速度和功能不断提升。
现代操作系统(例如Windows 98)包括一系列应用,使用户可以通过多种模式进行通信,从电子邮件——当今世界必不可少的工具——到传真和语音。
通过一些附加系统,视觉通信也是可能的,但这尚未广泛使用。
随着笔记本电脑变得更快、功能更强、多功能化,许多用户正在用“对接”系统替代桌面电脑,只需将其插入包含键盘、显示器和电话线的配置中即可将其转换为中央处理器。
大多数好的笔记本电脑(但并非所有便携式打印机)可以在国际上运行,并能处理各种电压和电流。
全球标准已在世界上大多数主要酒店中实施,他们正在迅速在其房间内增加必要的电话插孔和插座以适应商务旅客和他们的“移动办公室”。
然而,仍然存在限制,笔记本电脑和便携式打印机的电池在大多数情况下仅使用一两个小时后就会耗尽电量,而大多数办公室型号的传真机需要外接线路,但酒店和许多办公室的电话系统无法通过外接线路访问电子邮件和互联网,这会导致问题。
一部车载电话,一种特定类型的手机(通常更强大因此更可靠),是必不可少的。
你的车载电话不会让你拖延。
在路上的时间可以用来思考、规划和自我会议。
不可避免地,当你在办公室时,你会想起曾经打算拜访的前客户或其他电话。
拥有一部手机的第一周就可以清理至少一个月的电话积压。
对于所涉及的投资,它可以多次收回成本。
建议使用免提系统(在某些地点使用电话时需要),并且建议在进行任何复杂的电话交谈前靠边停车。
如果你不习惯使用手机,花些时间练习以提高自己的效率和安全性。
有些电话不适合使用手机。
重要的是要记住,虽然它们看起来和行为像普通电话,但实际上它们是无线电,用于这些通话的内容并不是私密的。
信用卡信息和其他机密事项不应在手机上披露;已经有许多高调案件,人们使用扫描仪拦截手机通话,可能导致严重和尴尬的后果。
随着手机行业转向数字技术,这些问题将会消除,但在使用租借或借用的设备时(可能是模拟而非数字)应始终谨慎行事。

如果你刚刚开始执业,由于被裁员而感到焦虑,你可能需要调整工作方式,经过多年的压力迫使你立即完成所有事情。
一步一步来。
将任务分散到几周内,并抽出时间去散步或坐在阳光下。
现在你是老板了,没有人可以告诉你什么时候工作。
世界会按照应有的方式展开。
大多数这些初始决策并不一定是永久性的,比起一开始就确保一切完美,建立一个框架更重要。
这对那些刚刚经历未计划的早期退休或其他意外离职的新顾问尤为重要。
这些人经常承受巨大压力,发现即使通常是简单和直接的决定也很难做出,因为他们正在努力重建自信心。
重要的是尽快开始工作并逐步完善。
大多数事情随着时间推移可以以低成本改变,且无需过多担忧。
清单2-4回顾了创办自己的咨询公司的步骤。检查表 2-4:第一步
- 咨询会计师和律师
- 注册公司——为其命名并提供地址,包括电子邮件和传真
- 设立办公室并配备办公用品
- 开发一些宣传材料,可能还需要建立一个网页
- 设置自动生成的日志和其他费用记录
- 购买汽车电话或手机

准备第一次任务
第一次任务的挑战
没有什么比首次商业任务更令人兴奋了;它为所有程序和流程提供了检验机会。

当你首次被邀请与客户见面并讨论服务时,会遇到以下问题:
- 客户是谁?在大多数情况下,识别客户很简单。
委托工作的组织是客户,与咨询项目讨论的个人是主要联系人。
然而,顾问应该确认这一点,因为在某些情况下,该个人没有授权委托批准的事项。
有时,描述所需咨询工作的个人并不是必须满足顾问需求的个人。
同时可能存在多个议程。
例如,一家大型公司集团的董事会主席可能会代表集团控制的一家公司委托一个咨询项目。
开票将由子公司完成,关键联系人将是该公司的总裁。
在流程早期确定谁是真正的客户非常重要,因为总裁的议程可能与主席的不同。
有时在项目开始时实际上并没有客户,顾问需要帮助那些希望进行咨询工作的人确定他们需要采取哪些内部步骤才能成为客户。
通常,当一群具有共同业务兴趣的人发现他们有兴趣追求某个机会或推动某种变化时,咨询机会就会出现。
需要咨询帮助的情况被识别出来,顾问被叫来,各方就应做的事情达成一致。
然而,在投入更多精力之前,顾问必须首先确定谁将成为客户。
一位专业人士,将支付顾问的时间和费用。
有时,可以组建一个联合或一组客户来委托并分担初始验证研究的资金,以考察进一步发展的可行性。
重要的是要有客户,而不仅仅是明确需要顾问。
许多顾问浪费时间、精力和情感在有趣的事业上,最终却发现没有客户——没有人或组织愿意资助这项工作。

手把手加拿大顾问指南:你将交付什么?
很快,在讨论你将为客户提供的服务性质时,客户会表达出想知道他们将为自己所付的钱得到什么的愿望。
一种顾问解决这个问题的方式是讨论工作产生的“交付成果”。
任何从专业工作中产生的具体结果都可以被视为交付成果。
通常,关键的交付成果是一种报告,客户想知道报告中将涵盖的内容以及详细程度如何。
有时,顾问会提供设备、软件或其他在工作过程中需要购买的东西。
以图表、表格等形式呈现的信息也可能被视为交付成果。
时间本身很少被视为交付成果,但应用专业时间到项目中的结果则属于交付成果。
这些交付成果是客户花钱能得到的具体事物。

你将带来什么改变?
即使是经验丰富的顾问也在不断审视他们收取的费用,以确定其公平性和竞争力。
对于新顾问来说,由于缺乏合适的参考点,这种挑战更为强烈。
大多数新顾问通过低估完成客户工作的所需时间而低估了自己的服务价值,但通过实践或许一些教训,他们可以获得现实的反馈。
这就是你之前计算的计费费率发挥作用的地方。
通过审查待做的工作及其工作时间内容,可以通过应用你已确定的计费费率来计算成本。
对许多顾问来说,计费费率只是一个指导。
它有助于估算项目的成本,但实际定价和账单安排可能是单独的决定。
定价可能反映顾问对项目战略吸引力的评估、对客户的实际价值以及客户支付全额费用的能力。
账单安排可能考虑到客户的行政偏好以及对顾问现金流的影响。
它可以是固定费用,一系列等额付款或直接与已花费时间挂钩的进度账单。
一种日益增长的做法是基于收益或结果的计费方式,这是应急收费的一种衍生形式,在这种情况下,只有在实现特定结果时才支付费用;费用的大小可能取决于指定的可测量结果的规模(例如,节省或利润增长)。
尽管在理论上很有吸引力,但在实践中这可能导致一系列问题,因为它似乎让顾问专注于实现特定的短期可见结果,可能牺牲了对客户整体福祉的长期关注。
应急费用一直是管理咨询实践中最具争议的问题之一,多年来一直被顾问的职业道德准则禁止。
这些准则大多已经根据当前做法进行了修改,但仍试图限制账单安排看起来将顾问利益置于客户之上的程度。
它们将在第8章关于职业道德的部分进一步讨论。
在其他情况下,特别是在一些公共部门机构中,客户会指定要支付的计费费率,所有投标者在提交提案前都必须同意这一点。
某些政府合同包含条款,要求顾问不得有人获得更好的待遇。
出于这个原因以及其他原因,你可能会决定拒绝以折扣价提供咨询机会。
在这种情况下,计费费率对客户来说无关紧要。
然而,顾问仍应确定自己的目标计费费率,以便决定是否接受客户定义的费率或放弃这个机会。
无论如何,市场力量占主导地位。
清楚处理费用
专业人士的基本惯例是在执行工作过程中直接产生的任何费用向客户收取(即费用加费用制)。
如果以固定成本接受委托,包括费用,则不会产生相关问题。
如果你以固定金额提供服务,应明确说明如何处理费用。
如果可能,尽量按成本价处理。
否则,你可能会在任务结束时意外收到客户要求150份报告副本的要求,而你的价格包含费用的话,你可能不得不自己承担这部分成本。
费用按需发生的另一种变通方式是使用每日津贴和标准收费。
大多数大型组织和政府机构发布一套标准收费,包括里程、餐费,有时还包括住宿津贴。
许多顾问使用这些费用代替实际成本。
当然,标准更方便且争议较少,实际成本可以限于未涵盖的杂项费用,例如长途电话和停车费。
重大费用,如重要的旅行费用或设备和服务的采购,应在发生前与客户沟通。
这种客户参与是良好的客户管理实践。
费用通常是总咨询费用的一小部分,大多数客户只需确保他们的处理方式公平且有据可查即可。
在某些行业中,例如广告业,费用通常与合同活动有关,如制作商业广告。
在这种情况下,代理机构可能会按比例增加费用,以反映执行合同生产服务所需的监督必要性。
然而,顾问通常发现增加费用可能会导致不必要的开支。

提前制定账单细节
一些客户发现按固定金额(即每月预先确定的金额)处理账单更容易。
另一些客户则更喜欢基于已发生时间和费用的进度账单。
在月末截止日期后下个月的10日开具发票是咨询行业的典型做法。
顾问在安排账单时间表时应灵活适应客户需求,前提是充分了解现金流量影响。
由于大多数客户没有咨询预算,明智的做法是注意客户预算年度末的时间,以便付款时间表能将负担分散到多个预算周期中。
此外,客户经常同意在任务开始时或初期进行一次初步账单,以覆盖启动活动并“测试系统”,换句话说,确保会计部门为非标准、可能未纳入预算的咨询支出做好了适当的准备。
政府任务通常包含条款,即在客户发布最终批准前扣留部分费用。
在这种情况下,顾问通常可以通过谈判最终释放的截止日期来保护自己的利益,之后扣留部分将全额支付。
所有发票、支票和任务都应编号,例如图2-5所示。
它包含金额、涵盖的任务、交易条件(通常为开具时到期)以及在加拿大适用的GST和咨询师的GST号码。
(并非所有收入都需缴纳GST,例如外国收入不适用。)
客户对发票细节的需求因人而异,尤其是在费用和收据方面。
应在项目开始时与客户商定发票所需细节,以确保没有不必要的延误,也应商定账单和付款条款。
一旦提供有意义的交付成果,应立即解决付款延迟和处理困难,无论客户规模或性质如何。
如果客户不愿(或无法)支付首张发票,你可能需要暂停工作直到情况澄清。
通常,客户和顾问都同样渴望从咨询过程中去除行政复杂性。

学习过程
成功的创业者和企业不断学习和进化,以实现持续改进。
咨询实践也是如此。
为了确保持续发展,它们也需要随之进化。

(此处省略后续部分内容,因其与主题关联性较低)确保所提供的服务及其营销和销售方式具备竞争力且相关。
一旦客户决定聘请您作为其顾问,便有一个重要的反馈机会。
这对那些决定不雇用您的客户同样适用。
大多数客户都愿意提供关于他们认为哪些方面最有助于其决策的具体内容,以及哪些方面最不具吸引力的信息。
他们很欣赏您为改进所做的努力。
应该维护一份文件,其中包含基于这些反馈讨论的自我备忘录。
这份文件应定期进行审查。
完成新咨询业务启动阶段或在大型公司实现职业目标的最重要部分之一,就是学会享受这项业务。
这是一项艰苦的工作,有时会令人沮丧且孤独,但成功会让这一切变得值得。
别忘了庆祝您的成功!检查表 2-6:第一个任务挑战 针对客户——明确谁将支付账单 知道具体期望的交付成果 就成本达成一致,包括费用的预留 了解开票程序 建立学习过程 超出客户的预期 64加拿大顾问手册 当您的第一个任务落实时,您将经历一系列情绪:首先是认识到自己的发展工作取得了成效,并且销售努力也获得了成功。这是令人满意的。
接着便是恐惧时刻,当您意识到自己现在必须兑现所有承诺时。
此时,出去散散步,休息一下。
当您恢复到更冷静、放松的状态时,就可以开始规划提案中描述的活动了。
您的信心很高。
您知道您可以做得和其他人一样好,因为您拥有所需的专业技能和经验。
您已经开始了!下一步是超越第一个任务。
这就是市场营销的切入点。
三、营销您的咨询服务 新顾问常问的一个问题是:“如何获得业务?”一旦您开发出一个咨询专长并宣布其可用性,就认为那些能从您的服务中受益的人会主动找上门来,这种想法是错误的。这并不现实。
您需要帮助客户想要您的服务,而不仅仅是需要类似的服务。
令人警醒的是,大多数潜在客户甚至没有意识到他们可能需要一位顾问——他们可能知道自己需要某些东西,但大多数人不会自动将问题转化为对顾问的需求。
很少有组织像预算广告或审计等其他服务那样为咨询师留出预算。
即使客户意识到顾问可能会带来一些好处,许多人仍难以确定需要什么样的顾问以及依据什么。
顾问需要向潜在客户展示如何从使用顾问(特别是特定顾问)中受益。
并没有魔法棒能让顾问的技能和经验自动转化为客户收益;这取决于顾问建立这种联系的能力。
建立这种联系的过程就是市场营销。
56加拿大顾问手册 什么是市场营销?
市场营销这个词对不同的人来说有不同的含义。
对有些人来说,它意味着广告;对另一些人来说,它意味着销售;对还有一些人来说,它意味着执行一系列旨在将特定产品或服务植入潜在客户心中的活动。
上述流行定义中的每一个都有市场营销的元素,但它们都无法提供完整的图景,营销人员对每个定义都会存在分歧。
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